契約書や領収書は、印紙税などの税金も関わってくる法律文書の一つです。そのため、文書の電子化に関してはIT技術だけでなく、法令に対する基本的な理解も必要不可欠です。

さきラボではお客様の状況に応じて、最新の法令をしっかりと確認した上で、様々な文書の電子化をお手伝いさせていただきます。

電子化のメリット

契約書や領収書を電子化することで大量の紙を保管する必要がなくなります。また、取引そのものを電子化することで印紙代を削減することもできます。

電子文書のフォーマット

契約書や領収書を電子文書として取引に利用する場合には「タイムスタンプ」や「電子署名」への対応が必要です。長期間の保存にも対応する必要があります。

電子文書に必要な要件を満たすファイルフォーマットとして、さきラボでは「PDF/A」を推奨しています。

システムの構成とコスト

文書を管理するコストの削減や印紙代の削減など、文書の電子化には明確なメリットがあります。

その反面、システムの開発や運用には多くの費用がかけられています。タイムスタンプや電子署名に対応したPDFを作成するシステムを開発するだけでも費用がかかりますが、実際にはそこに文書の管理や、ワークフローに対応する機能など、構想はどんどん膨らんで…

文書を電子化するシステムの開発は巨大なプロジェクトになることも珍しくありません。

小さなシステム開発

さきラボでは、開発や運用にかかるコストを最小限に抑えるため、段階的なシステム開発を提案しています。まずは PDF を出力するだけ、次に電子署名、保管方法は既存の仕組みを利用して、ワークフローはその後で…というような進め方が可能です。

段階的なシステム開発であれば、無駄のない小さなシステムを作ることが可能です。文書の電子化について小さなシステムをご検討の際には、ぜひ、さきラボにご相談ください。

この記事の投稿者

崎 洋佑
崎 洋佑
さきラボの代表取締役。
自称プログラマーもどき。よく使う言語は日本語。
IT系の技術者ですが、コンピューターよりも人が好きです。